【Excel】エクセルとデータベースの違いや使い分けを徹底解説！

この記事では「エクセルとデータベースの違い使い分け」について、解説していきます。

前提として、エクセルは表計算ソフトで、データベースソフト（Microsoft Accessなど）は他にあるということを示しておきます。

しかし、エクセルにはデータベースの機能も備わっていて、データベースソフトに比べ、操作が容易かつ自由度が高いということもあります。

こういったことで、エクセルをデータベースとして使用しているところは少なくないのではないでしょうか。

ただ、大量のデータを扱うにはやはり専用のデータベースソフトを使う必要があり、ここではその違いや使い分けについて、徹底解説します。

なお、結論としては

・エクセルでは動かなくなるレベルの大量のデータを扱う際には、アクセスなどのデータベースソフトを使うのが好ましい

・データ量が少ない（エクセルで快適に動くレベル）場合には、よほどのことがない限りエクセルの使用がおすすめ。やはり操作性がエクセルの方が高いためです。

です。

それでは詳細を見ていきましょう。

エクセルとデータベースの違いと使い分け【データ量】

ここでは「データ量」に焦点を当てて、エクセルとデータベースの違いや使い分けについて説明します。

簡潔にいいますと、

データ量が多い場合、エクセルの使用はNGです。

逆に、データ量がそれほど多くないなら、利便性を考えて、エクセルの使用が望ましい

です。

理由を以下に記載します（データベースソフトの例としてアクセスを使用）。

・エクセルでは、データ量が多くなると、ファイル容量が極端に重くなる。

・エクセルでは、セル幅を超える語句を入れると、表示されなくなる。

・エクセルでは、セル幅を広くすると、表全体が画面に入りきらなくなる。

・エクセルでは、フィールド（列）が多いと、画面に入りきらなくなる。

・アクセスでは、単票で表示できるため、1レコード（行）を画面内に表示できる。

・アクセスでは、データベースを分けて、簡単にリレーションをかけられる。

・アクセスでは、リレーションをかけた複数のデータベースでも、必要なフィールドだけを取り出し、1つの表として出力できる（出力先はエクセルでもOK）。

以上のことから、表全体の横幅が画面の幅を大きく超えていたり、レコードが大量にある場合には、エクセルを使用せず、データベースソフトにしましょう。

ただ、データ数がそれほど多くない場合（一般的にはこちらのケースがほとんどかと）では、やはりエクセルを使用するのがおすすめです。

汎用性が高く、直観的な操作が実行しやすいためですね。

【エクセル】シート

【アクセス】テーブル

【アクセス】フォーム（単票）

エクセルとデータベースの違いと使い分け【入力ミス】

続いて「入力ミス」に焦点を当てて、エクセルとデータベースの違いや使い分けについて説明します。

入力ミスは、エクセルでもデータベースソフトでも起こる可能性がありますが、エクセルでしか起こりえない事例を紹介します。

【エクセル】事例

エクセルで、元々入力されていたデータを消去する際、セルを削除。それによって、同じ列にある以降のデータが上にずれてしまいました。

他の列はそのままなので、削除したセル以降のレコードに間違えが生じてしまいました。

セルの削除をした項目が住所なら、DM送付の際に大変な問題となりそうです。また、電話番号なら、間違え電話の連続になりますね。

データベースソフトでは、行単位又は列単位でしか削除ができないので、こういったことは起こりません。間違えて行を削除しても、1つのレコードが消えるだけです。

【エクセル】セルの削除前

【エクセル】セルの削除後（セルF4を削除）

逆に、エクセルの良い面として、間違えを減らすのが可能な場合もあります。

例えば、2人以上の人が同じデータを入力し、相違がないかチェックすることが容易にできたりします。

【エクセル】1人目の入力

【エクセル】2人目の入力

【エクセル】チェック

以上のことから、データベースの入力や編集の際は、エクセルとデータベースの良い面をいいとこどりして作業するのが理想だと思います。

エクセルとデータベースの違いと使い分け3【使いやすさ】

最後に「使いやすさ」に焦点を当てて、エクセルとデータベースの違いや使い分けについて説明します。

使いやすさで言えば、エクセルをデータべースとして使用する方が簡単です。

データベースソフトにあまりなじみのない人がたくさんいるのに対し、エクセルは、大抵の会社で使用されているので、当然と言えば当然です。

以下に、個人的な印象を記載しますので、参考にしていただければと思います。

項目	エクセル	データベースソフト
コピーペースト	◎（自由にコピペ可）	〇（データ型が違えば不可）
入力	◎（自由に入力可）	○（データ型が違えば不可）
表示	○（画面から出ることも）	◎（フォームを変えられる）
計算	◎（自由に計算可）	△（計算させるのが難しい）
カスタマイズ性	◎（自由に書式変更）	△（設定の変更が手間）