資料作りをしていると
・ワード、エクセル、パワーポイントの違いがよくわからない…
・どのソフトを使えば効率がいいの？
こんなお悩みが出てくることはありませんか？
この記事では、ワードとエクセルとパワーポイントの違い・使い分ける方法を3つのポイントにまとめて解説します。
具体的には
・機能別
・目的別
・得意分野別
の観点から、ワードとエクセルとパワーポイントのどれを使うか？選定しましょう。
それでは、各項目ごとに詳細をご説明していきます。
ワードとエクセルとパワーポイントの違い・使い分け1【機能別】
ワード・エクセル・パワーポイントの違い・使い分ける方法のひとつめは「機能で分ける」です。
各ソフトの代表的な機能や他のソフトと違うところを知ることで、まずは差別化をしてきましょう。
ワードは文書作成ソフトと呼ばれ、文書を作る・見やすくする機能が主です。
ワードの機能
・文字装飾（色やフォントを変える）
・図や画像を入れる
・表題や見出しをつける
・ページ番号の挿入
↑ 例）文字装飾
エクセルの機能
エクセルは表計算ソフトと呼ばれ、数値データを計算する・表にする機能が主です。
他にも
・表計算機能
・グラフ挿入
・データ抽出や集計
なども処理できます。
↑ 例）データの抽出
パワーポイント機能
パワーポイントはプレゼンテーションソフトと呼ばれ、相手にわかりやすく伝わる資料作りができる機能が主です。
・スライド作成
・アニメーション機能
・図や表の挿入
・動画作成や編集
を使いたい時におすすめ。
↑ 例）写真の挿入
各ソフトの機能が大まかにわかると次の得意分野が見えてきますね。
ワードとエクセルとパワーポイントの違い・使い分け2【得意分野別】
ワード・エクセル・パワーポイント、それぞれの得意な面を活かすことでデータを効率的に扱えようになり、各々の特長を詳しく見ていきましょう。
ワードの得意分野
ワードの得意分野は、
・印刷を目的とした文書作成
・社内外で使うビジネス文書作成
・複数枚の資料作成
などです。
↑ 例）個人面談の日程調整票
ワードはA4用紙での印刷を目的として使用します。画面上で編集した通りに印刷されるので、紙として出てきた状態を想像しやすいのが特徴です。
またビジネス文書で多く使われる理由は、「校閲機能」という誤字脱字のチェックや変更履歴・コメントにて複数人で確認できるためです。文書に間違いが起こりにくくする機能が付いているので、大事な書類に活用されます。
複数枚の資料は目次やページ番号を挿入することで、パソコン上または印刷しても本のように何ページ目なのか確認できます。
エクセルの得意分野
エクセルの得意分野は、
・計算を必要とするデータ作成
・データの可視化
・売上や顧客名簿のデータ管理
などです。
↑ 例）備品管理表
エクセルは、計算式を入れてしまえば自動で計算処理してくれるので、ミスが起きにくいことや、他の人が扱っても同じように作業できる事が大きな利点でしょう。
数値で見るとわかりにくいデータは、グラフを使うことで可視化され数値の増減や比率がひと目でわかるようになります。
またデータの管理をエクセル上で行うことで、部門・人物名でのデータの抽出や集計が簡単にでき、売上報告書などを作る際にも使えます。
パワーポイントの得意分野
パワーポイントの得意分野は、
・伝えたいことを見える化した資料作成
・配布資料作成
・動画作成
などです。
↑ 例）配布資料
相手にわかりやすいプレゼン資料を作るときに、
「細かいデータではなく図やグラフを用いた見やすいデータを使うこと」
「一つのページに1テーマを設定すること」
などが挙げられます。
パワーポイントは図形や写真の挿入やスライド単位でテーマを区切ることができ、伝わる資料作りができます。
配布資料に適している理由は、プレゼン資料として作ったスライドの右側にメモ書きできる箇所を設けられることや、複数枚のスライドを一枚の紙に印刷できるので目次的に使用することができるからです。
またワード・エクセルとの一番の違いは、写真や文字に効果を付けられることです。効果や音楽を挿入しての動画作成や、レコーディング機能を使って自分の声が入ったプレゼンの動画を作ることも可能です。
ワードとエクセルとパワーポイントの違い・使い分け3 【目的別】
ワード・エクセル・パワーポイントの違い・使い分けとして「目的別」に決めるのもおすすめです。
ワードの使用例
はがき、名刺、チラシなどの印刷目的の文書、契約書や議事録などの文章がメインの書類はワード。
エクセルの使用例
見積書・請求書などの計算を必要とする書類、住所録や在庫一覧表などの管理やデータ分析を目的としたファイルはエクセル。
パワーポイントの使用例
企画書や提案書などの視覚的にイメージを伝える資料作り、時系列データやロードマップなどの流れを図で示したい場合はパワーポイント。
なお、目的別で選ぶ場合「どのソフトを使えばいいのか？」迷ってしまう時がありますよね。
例えばマニュアルを作りたい場合、ページ番号や目次を挿入する複数枚の資料作成、図や表を使った文書を作るなら、ワードとパワーポイントのどちらでも作成できます。
では、どのようにソフトを使い分けたら良いでしょうか？
それは、マニュアルを「今後どう使うか」「使いたい意図」で考えるとわかりやすいです。
・今後印刷するかもしれない→ワード
・ひとつひとつテーマが分かれた資料を作りたい→パワーポイント
考えられる目的や想定できる使い方を探って、最適なソフトを選びましょう。
まとめ ワードとエクセルとパワーポイントの違い・使い分け【マニュアルなどはどっち？】
この記事では、ワードとエクセルとパワーポイントの違い・使い分けについて、3つのポイントにしぼって解説しました。
3つのポイントは、
・機能別
・目的別
・得意分野別
です。
ここを使い分けられると作りたいものに合わせてソフトを選べるようになります。
各ソフトの機能や特徴を覚えて、業務効率化を目指しましょう。
